فاکتور یا invoice چیست؟
یک فاکتور یک سند است که محصولات و خدمات یک کسب‌وکار را به مشتری ارائه می‌دهد و یک تعهد در بخشی از مشتری برای پرداخت کسب‌وکار برای آن محصولات و خدمات ایجاد می‌کند.
در معنی لغت نامه‌ها فاکتور به معنی «فهرستی از کالاها ارسال‌شده یا خدمات ارایه‌شده، و بیانیه‌ای از این مبلغ به علت این مبلغ وجود دارد.»
فاکتور برای کسب و کارهای کوچک مهم است، چرا که فاکتورهای مربوط به کسب‌وکار هستند که شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا هزینه خدمات خود را دریافت کنند.
یک راه محبوب برای شروع کار با فاکتورها، استفاده از الگوهای صورتحساب است. الگوهای «فاکتور» زمان شما را ذخیره می‌کنند تا مجبور نباشید هر بار که فاکتور می‌گیرید، همان اطلاعات را ثبت کنید
فاکتورها هم برای شغل ارسال کننده فاکتور و هم مشتری دریافت کننده آن یک هدف مهم دارند. برای کسب و کارهای کوچک، یک فاکتور به تسریع فرآیند پرداخت با ارائه اطلاع از پرداخت این پرداخت کمک می‌کند. برای مشتریان، فاکتورهای صورتحساب سازمان دهی شده از هزینه را با جزئیات لیست شده فراهم می‌کنند و می‌توانند به نگهداری سوابق کمک کنند.
فاکتورها ستون فقرات سیستم حسابداری برای مشاغل کوچک هستند. یک فاکتور به مشتری شما می‌گوید که چقدر به شما بدهکار است، چه موقع پرداخت می‌شود و چه خدماتی را ارائه داده اید.
فاکتور برای چه چیزی استفاده می‌شود؟
فاکتورها به عنوان یک سند منبع برای حسابداری تجارت استفاده می‌شود. فاکتورها برای ثبت تمام معاملات فروش یک تجارت با مشتریان خود مفید هستند. فاکتورها توسط تجارت برای اهداف مختلفی استفاده می‌شود، از جمله:
برای درخواست پرداخت به موقع از مشتریان
برای پیگیری فروش
برای ردیابی موجودی کالا، برای مشاغل فروش محصولات
برای پیش بینی فروش آینده با استفاده از داده‌های تاریخی
برای ثبت درآمد مشاغل برای پرونده‌های مالیاتی
شناسه فاکتور چیست؟
شناسه فاکتور که به آن شماره فاکتور نیز گفته می‌شود، شماره منحصر به فردی است که به هر فاکتور تولیدی کسب و کار اختصاص می‌یابد. شماره فاکتور یک عنصر مهم فاکتور است زیرا به یک کسب و کار اجازه می‌دهد معاملات فردی با مشتری را به راحتی شناسایی و به آن‌ها مراجعه کند.
شناسه فاکتور می‌تواند شامل هم اعداد و هم حروف باشد. اگرچه لزوماً شماره‌گذاری صورتحساب به ترتیب لازم نیست، شما باید یک سیستم شناسه فاکتور سازگار ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که بیش از یک بار شماره فاکتور اختصاص نمی‌دهید.
نحوه تخصیص شماره فاکتور
رویکردهای متفاوتی وجود دارند که شرکت‌ها می‌توانند شماره فاکتور را تعیین کنند. در اینجا چند رویکرد مشترک برای تخصیص شماره فاکتور وجود دارد:
- با شناسه مشتری
- با استفاده از روش زمانی
- با شناسه پروژه
فاکتور چگونه به نظر می‌رسد؟
یک فاکتور حرفه‌ای تمیز، خوانا و ساده به نظر می‌رسد در حالی که تمام جزئیات مربوط به خدمات ارایه‌شده و پرداخت مورد نیاز مشتری را فراهم می‌کند. یک فاکتور حرفه‌ای باید همیشه شامل موارد زیر باشد:
- اطلاعات تماس مشاغل شما
- اطلاعات تماس مشتری شما
- شناسه فاکتور یا شماره فاکتور
- شرایط و مهلت پرداخت
- لیستی از خدمات ارائه شده
- مبلغ پرداختی
چگونه به مشتری فاکتور دهم؟
برای فاکتور دادن به مشتریان خود، باید به محض اتمام کار بر روی یک پروژه، فاکتور ایجاد کرده و ارسال کنید. به این ترتیب، جزئیات کار در ذهن شما تازه می‌شود و شما باید در اسرع وقت هزینه را دریافت کنید. اطمینان حاصل کنید که فاکتور شما شامل تمام جزئیاتی است که مشتریان شما برای پرداخت به شما نیاز دارند، از جمله نام تجاری، تاریخ سررسید فاکتور و مبلغ کل بدهکار.
ذخیره پول و منابع
کدام مشاغل نمی‌خواهد پول پس‌انداز کند، و هر جا که ممکن است هزینه‌ها را کاهش دهند با توجه به اینکه ۸۲ درصد شرکت‌ها هنوز میلیاردها دلار روی کاغذ خرج می‌کنند، به نظر می‌رسد بدون کاغذ بی‌فکر است. فاکتورهای الکترونیکی برای کمک به حساب بانکی شما در اینجا هستند. نیازی نیست که زمانی که مشتریان می‌توانند صورت‌حساب‌های خود را به طور مستقیم در سایت خود دریافت کنند، هزینه کنید. هم چنین زمانی که چاپگر شما شروع به کار می‌کند، سردرد و هزینه اضافی برای تماس با یک تکنسین را پس‌انداز کنید.
１. افزایش بهره‌وری
آیا اغلب اوقات خود را در حالی پیدا می‌کنید که جمله «اگر من زمان بیشتری داشتم» را تکرار می‌کنید؟ اگر اینطور است، بدون کاغذ شدن راه‌حل شما است. با انجام دادن صورت‌حساب‌های کاغذی، فکر کنید که تمام دقایق زندگی‌تان را صرف آماده‌سازی، چاپ، و صورت‌حساب‌های پستی کنید که به شما بر می‌گردند.
کسب‌وکار خود را تغییر دهید
ما در یک عصر دیجیتال زندگی می‌کنیم که برای تکامل مداوم و اجرای آخرین تحولات فناوری در فعالیت‌های تجاری‌تان حیاتی است. استفاده از کاغذ به فاکتورهای دیجیتالی، یک گام ساده برای دیجیتالی کردن شرکت‌تان است.
برای پیشرفت بیشتر در جهت تبدیل شدن به یک تجارت دیجیتال، شرکت شما می‌تواند تغییرات کوچکی مانند بی‌کاغذ بودن با اسناد دیگر از جمله انواع کارت، قراردادها، و رسیدها ایجاد کند. از مشتریان و کارمندان بخواهید که فرم‌های آنلاین را به صورت آنلاین پر کنند تا از طریق وفور مدارک چاپی.
２. پرداخت سریع‌تر پرداخت‌ها
فاکتورهای کاغذ هم برای مشتریان و هم برای مشاغل آزار دهنده است. مشتریان برای پرداخت موجودی خود باید از طریق تهیه اطلاعات کارت اعتباری، ارسال پستی از طریق چک یا پرداخت حضوری مشکل داشته باشند. برای کسب و کارها، همه این گزینه‌ها فرآیند پرداخت را به تاخیر می‌اندازند. خوشبختانه فاکتورهای الکترونیکی روند پرداخت را تسریع می‌کنند تا بتوانید فوراً هزینه پرداخت کنید! هم مشتریان و هم مشاغل از این فرآیند پرداخت ساده و راحت بهره‌مند می‌شوند.
３. در کمک به محیط‌زیست سهیم باشید.
داده‌های مربوط به ارزیابی منابع جنگل جهانی نشان می‌دهد که حدود ۸۰.۰۰۰ تا ۱۶۰.۰۰۰ درخت هر روز در سراسر جهان قطع می‌شوند که بیشتر آن‌ها در صنعت کاغذ مورد استفاده قرار می‌گیرند. جنگل‌زدایی یکی از عوامل اصلی تغییر آب و هوا است، پس چرا یک تغییر ساده برای کاهش تاثیر کسب‌وکار خود بر روی محیط‌زیست ایجاد نمی‌کنید؟
با انتقال به صورتحساب بدون کاغذ، کسب‌وکار شما به حفظ درختان کمک می‌کند و در نهایت میزان جنگل‌زدایی را کاهش می‌دهد. . وزارت انرژی ایالات متحده برای ترغیب بیشتر شما برای بی‌کاغذ کردن، از طریق اعتبارات مالیاتی و تخفیف، شیوه‌های تجاری سازگار با محیط زیست را تشویق می‌کند.
